Hatékony időbeosztás

Így oszd be hatékonyan az idődet vállalkozónőként!

Napról napra egyre csak gyűlő, soha véget nem érőnek tűnő feladatok kígyózó sora vár Rád?
Nőként vállalkozol és lassan már azt sem tudod, hogyan és mivel kezdd a napod, hogy egyáltalán a teendőid listájának végét – legalább egy kicsit is – meglásd? Teljesen őszintén: nem vagy ezzel egyedül… És mi a helyzet az időbeosztással?
Ismerd meg a következő cikkből, mit tudsz már ma megtenni, hogy újra energikusan, a kezdeti lelkesedéseddel vethesd bele magad a mindennapi vállalkozói feladataidba!

Milyen helyzettel szembesülsz női vállalkozóként manapság?

Te foglalkoztál azzal a témával már, hogy ma mennyi társadalmi elvárás hárul ránk, nőkre? Karrier, csinos külső, egészséges életmód, sport, egészséges kaják, adott esetben szuperanyaság, vagy éppen szuper-társ, esetleg szuper-szingli? A listát Te is a végtelenségig tudod folytatni. Eközben egyre csak érzed a nyomást magadon. Eljuthatsz egészen addig a pontig (ahová nekem is sikerült, nem is olyan rég..), hogy megkérdőjelezed: jó nő vagyok-e egyáltalán, elég jó vagyok-e ebben a női szerepben?

Jó, ha tudod, hogy ez csak az érem egyik oldala. Ugyanis teljesen mindegy, hogy mi történik a közösségi médiában, ki hogyan él a felszínen, vagy maga a média milyen képet tár elénk, milyennek kellene lennünk, nőként, vállalkozóként. Ezekre nincs behatásunk. Viszont Te döntesz! Abban, hogy merre indulsz el.

Két lehetőséged van:

  1. Kifelé figyelsz, vagyis saját magadon kívülre helyezed a fókuszt és azt mondod: ilyennek és olyannak kellene lennem, milyen nehéz ez ma nőként… (Jöhet a sült galamb és a gyors siker!)
  2. Befelé figyelsz, a saját dolgodra és kihozod a lehető legtöbbet minden egyes napodból

Ha kifelé figyelsz: folyton csak azzal foglalkozol, mások hogyan csinálják, hogyan bírkóznak meg a női szereppel és vállalkozással együtt járó teendőkkel. Esetleg arra gondolsz, milyen igazságtalan a világ ma, és nőként mennyire nehéz érvényesülni. Elkezdesz másokat hibáztatni, szépen lassan belecsúszol és belesüppedsz az áldozatszerepbe. Azaz áthárítod a felelősséget a külvilágra. Ez a könnyebbik út.

Ha pedig elkezdesz befelé figyelni: csak a saját dolgoddal és teendőiddel foglalkozol. Óriási, leküzdhetetlen probléma helyett lehetőségnek látod a feladataidat. Napról napra haladsz előre, és megdicséred magad a haladásodért. Teljes felelősséget vállalsz az eredményeidért.

Szükséged van egyáltalán időbeosztásra?

Most, hogy tisztáztuk, milyen lehetőségeid vannak, térjünk rá az időbeosztásra. A cikkből akkor tudsz a legtöbbet profitálni, ha ahhoz a csoporthoz tartozol, akik a saját teendőikre figyelnek. Akik emellett még hatékonyabban szeretnék zárni a mindennapjaikat.

A kiindulópont mindenképpen az, hogy ott van benned a vágy. Arra, hogy rendszerezettebben, hatékonyabban végezd el a mindennapi feladataidat. Ahelyett, hogy mindent IS csinálnál EGYSZERRE, ami éppen felmerül feladatként, inkább egy rendszert kövess. Persze a megfelelő rugalmassággal, hiszen bármikor történhet olyan esemény, ami felülírhatja a napodat, ferúghatja az eltervezett teendőidet.

És valóban szükséged van-e időbeosztásra? Igen, amennyiben gyakrabban szeretnél a napod végén fellélegezve, jó érzéssel visszatekinteni az elvégzettekre. Ugyanis az idődet úgy tudod beosztani, ha a feladataidhoz meghatározol egy idősávot. Hogy mettől meddig foglalkozol azzal az adott dologgal.

A legnagyobb kihívás, ha időgazdálkodásról van szó…

Laptop kinyit, bekapcsol. Indulhat a mai nap! Leültem a gép elé dolgozni. Gyorsan átgondoltam, mivel fogok aznap foglalkozni. E-mail postafiók megnyitva, és még egy jópár böngésző ablak – még ha nem is mind kapcsolódik a feladathoz. Majd szépen elkezdem az egyik “falatot” feldolgozni a feladatlistáról.  Kis idő után (legyen az bármennyi is, úgysem éreztem) után végeztem is a feladattal. Itt az idő, jöhet a következő! Majd alig, hogy belelendültem, hopp, egy bejövő e-mail. Hú, erre most muszáj válaszolnom.

Közben kopognak: “meg tudnád csinálni még ezt gyorsan?” Hát persze! Egyszerre dolgozom a feladatomon – ha csak fejben is épp, válaszolok az e-mailre és gyorsan még megcsinálom, amit kért tőlem a társam. Közben csak arra gondolok, hogy még van 3 másik feladatom aznapra, amikkel viszont egyáltalán nem haladok… Lassan beesteledik, egyre nehezebbnek érzem a munkát, a hatékonyságomról nem is beszélve. Mielőtt kikapcsolnám a gépet, azon kapom magam, hogy görgetek és olvasgatok az interneten. “A többit majd holnap befejezem…”

Ismerős jelenet? Mi siklott félre?

Hogyan fogj hozzá?

Ha gyakran megéled azt, hogy egyre több a feladatod, az időd pedig mintha egyre kevesebb lenne… Tudd, hogy nem időbeosztás problémával nézel szembe, hanem priorizálási kihívással! Azaz nem teszed sorrendbe, vagy nem a megfelelő sorrendben végzed el a napi teendőidet. Én is rengetegszer beleestem ebbe a csapdába. Jó néhány időgazdálkodási könyvön és tréningen is túl vagyok már.

Az egyik legfontosabb gondolat, ami Neked is hasznos lehet: ígérj kevesebbet – magadnak is, és tegyél meg többet! Azaz vállalj kevesebbet egy napra, ezzel egyidőben pedig állj készen arra, hogy ha végzel a teendőiddel, bevállalsz még egy dolgot, amivel megkönnyíted a holnapi napodat.  Plusz lépj ki abból gondolatmenetből, hogy csak akkor leszel jó/elismert/bármilyen vállalkozó nő, ha mindent egyszerre megcsinálsz és napi ezer feladattal végzel!

Korábban úgy gondoltam, hogy a vállalkozásom növekedésével, és saját magam fejlődésével egyenes arányban az elvégzendő feladataim (azaz a problémáim) száma csökkenni fog. Vagy legalábbis olyan feladatokkal fogok szembenézni, amit elsőre kirázok a kisujjamból. Csak ez éppen pont nem így működik! Mondd csak… ha mindig minden simán menne, és egyre kevesebb teendőd lenne, mennyire lennél elégedett a nap végére?

Ahelyett, hogy másokat hibáztatnál, vagy a körülményeket okolnád, azaz csak kifelé figyelnél… Inkább felejtsd el azt a nézőpontot, hogy “szegény kicsi én, a világ összeesküdött ellenem, mennyi dolgom van és sose érek a végére…”

Ehelyett először is képzeld el azt és lásd magad előtt, ahogy minden feladatoddal könnyedén végzel. Vagyis egy könnyed érzéssel ülsz neki a napi teendőidnek, egy belső bizonyossággal, hogy történjen bármi aznap, megbírkózol vele! Egy ilyen szemléletmóddal nemcsak hogy más hangulatban zajlik a munkanapod, hanem erősödik a kitartásod és az önmagadba vetett hited is.

Időbeosztás tippek vállalkozó nőknek

Beszéltünk a felmerülő kihívásokról, amikkel szembenézhetsz nap mint nap.

Mit tehetsz, hogy elkerüld önmagad túlterhelését, túlvállalását (akár a kiégést) és a megfelelő feladatokat, a megfelelő sorrendben végezd el? Mi az a rendszer, amit én is sikeresen alkalmazok?

  • Mindenképpen tervezd meg előre a következő hetedet! Javasolt a hét végén megtenned ezt. Nézd meg, melyik napodba tudod beilleszteni a tervezést. Szánj rá leglább egy fél órát! (Nekem a péntek délután vált be, ritkábban áttolódik szombat délelőttre.)
  • A módszer: haladj a legnagyobbtól a legkisebbig!
  • Használj egy sima naptárt, papír alapút, vagy ha szívesebben viszed fel elektronikusan a dolgaid, válassz egy feladatkezelőt (pl. Asana, Monday, Trello).
  • Válaszd ki és írd fel magadnak azt a maximum 3, legfontosabb feladatot, ami a leginkább előre viszi a vállalkozásodat a héten! Ezek a heti céljaid.
  • Így megvan a vázlatod, a keret a következő hetedre.
  • Miután ezzel megvagy, szervezd ezek köré a többi feladatodat!
  • Az előbb kiválasztott 3 legfontosabb feladatodat bontsd kisebb “falatokra”, azaz részfeladatokra. Így összeáll, mit szükséges napi szinten megtenned, hogy ezeket elérd.
  • Priorizáld, tedd fontossági sorrendbe ezeket a részfeladatokat és határozd meg, naponta mettől meddig foglalkozol egy adott feladattal!
  • Vállalj 3-5 feladatot egy napra és kövesd a fontossági sorrendet napi szinten is! Plusz ha tudod magadról, hogy például délelőtt vagy aktívabb, a legtöbb időt igénylő teendőidet tervezd be akkorra.
  • A munkanapod végén pedig nézd meg, hogyan állsz és pipáld ki az elvégzett feladataidat! (Ez a legjobb rész 😊)
  • Tervezd meg a következő napodat, azaz a következő részfeladataidat, fontossági sorrendben!

Amit mindenképp vegyél figyelembe

Ha nem úgy alakul egy-egy napod, ahogy tervezted,  akkor is nézd azt, mennyi mindennel haladtál! Engedd el a tökéletességre törekvést, bármennyire is nehéz! Inkább legyél kész egy feladattal 70-80%-ban, minthigy még 2-3-x órát azzal töltesz, hogy csiszolgatod…

Fogadd el, hogy nem lehet a teendőidet 100%-osan megtervezni, az idődet 100%-osan beosztani. Az elején, amikor épphogy csak elkezded az időbeosztást, a feladataid rendszerezését, fogadd el, hogy sokszor fogsz még a régi módon cselekedni. És bármikor bármi közbejöhet, viszont ez nem befolyásolhatja azt, hogyan érzed magad a bőrödben, vállalkozónőként!

Anyaként pedig nagyobb rugalmasságra van szükséged, főleg kisbabákkal. (Ezzel kapcsolatban kérdezzetek meg nyugodtan úgy egy év múlva. 😊)

Igen, az időbeosztás plusz idő és energiabefektetés a részedről. Hosszútávon viszont mindenképp csak nyerhetsz belőle, ha egy rendszerbe teszed a feladataidat és azt követed! Ugyanis felhagysz a folyamatos kapkodással és összevissza, mindennel való foglalkozással.

Te hogy állsz az időbeosztással női vállalkozóként?

Adrienn

Hozzászólás

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.